कुनै पनि संघसंस्था वा कार्यालयले बैठक बसी निर्णय गर्दा लेखिने दस्तावेजलाई माइन्यूटिङ् वा निर्णय पुस्तिका लेखन भनिन्छ । निर्णय पुस्तिका लेखन विशेष गरी बैठक बसी गरिएका निर्णयहरुलाई कार्यान्वयन गर्न तथा निर्णय अभिलेखीकरण गर्ने उद्देश्यले लेख्ने गरिन्छ ।
कार्यालय वा संघसंस्थाका सचिवले निर्णय लेख्ने गर्छन् । निर्णय पुस्तिकामा उपस्थित सबै सदस्यहरुको दस्तखत हुने हुँदा यसले प्रमाणको रुपमा पनि काम गरेको हुन्छ । बैठकमा भएको निर्णयमा कसैको चित्त नबुझेमा (असहमति) पनि लेख्न पाउँछ ।
निर्णय पुस्तिका लेख्दा ध्यान दिनुपर्ने कुराहरु :
१. बैठक, मिति र स्थान, समितिको नाम, अध्यक्षता, उपस्थित सदस्य पदाधिकारीको हस्ताक्षर अनुपस्थित सदस्य पदाधिकारीको नाम, प्रस्ताव तथा निर्णय उल्लेख गर्ने । (छलफलका विषयलाई प्रस्ताव भनिन्छ)
२. प्रस्ताव, छलफल र निर्णयलाई क्रमबद्ध रुपमा उल्लेख गर्ने
३. निर्णय पस्तिकामा औपचारिक भाषाको प्रयोग गर्ने
४. निर्णयलाई प्रचलित संविधान र कानूनसम्मत बनाउने
५. निर्णय लेख्दा बीचबीचमा खाली ठाउँ छोड्नु हुँदैन । खाली ठाउँ छोडेमा कसैले त्यसमा नयाँ निर्णय लेखेर संस्थाको बदनाम पनि गर्न सक्छ । ६. निर्णय लेख्दा अनावश्यक केरमेट गर्नुहुँदैन । यदि केरमेट गर्नैपरे एकपटक मात्र तेर्सो धर्कोले काटेर त्यसको दायाँ बायाँ अध्यक्षले हस्ताक्षर गर्नुपर्छ । निर्णय पुस्तिकामा टिपेक्स लगाएर मेट्ने वा गल्ती सच्याउने काम कदापि गर्नुहुँदैन ।
सामान्यतः माइन्यूट २ किसिमबाट लेख्न सकिन्छ क) परम्परागत शैली ख) आधुनिक शैली
क) परम्परागत शैली
निर्णयपुस्तिका लेखनको परम्परागत शैली यो ज्यादै प्रचलित निर्णय लेखन हो । यसमा बैठकको मिति, स्थान, अध्यक्षता तथा छलफलका विषयहरु एवम् भएका निर्णयहरु बुँदागत रुपमा स्पष्टसँग उल्लेख गरिन्छ । यसको नमुना निम्न छन्
१) निर्णयलेखनको नमुना !
बैठक सङ्ख्या : पाँच आज मिति वि.सं. २०७६ आषाढ २७ गते सुक्रबार दिउसो ३ बजे यस …………………………………………… को कार्यसमितिको बैठक समितिका अध्यक्ष श्री ……………………………………………….. को अध्यक्षतामा बसियो । एन सन्चार मिडिया प्रा लि को संस्थाको रजिष्टर्ड कार्यालय कावासाेतीमा बसिएको उक्त बैठकमा निम्नानुसारको उपस्थितिमा तलका विषयहरुमाथि छलफल गरी निर्णयसमेत गरियो ।
उपस्थिति
नाम हस्ताक्षर
१) अध्यक्ष : श्री ………………………………………………..
२) उपाध्यक्ष : श्री ………………………………………………..
३) सचिव : श्री ………………………………………………..
४) सह–सचिव : श्री ………………………………………………..
५) कोषध्यक्ष : श्री ………………………………………………..
६) सदस्य : श्री ………………………………………………..
७) सदस्य : श्री ………………………………………………..
८) सदस्य : श्री ………………………………………………..
९) सदस्य : श्री ………………………………………………..
१०) सदस्य : श्री ………………………………………………..
११) सदस्य : श्री ………………………………………………..
१२) आमन्त्रित : श्री………………………………………………..
१३) आमन्त्रित : श्री ………………………………………………..
छलफलका विषयहरु
क) उद्घोषणको सदुपयोग सम्बन्धमा
ख) ………………………………………………..
ग) विविध
निर्णयहरु
क) प्रस्ताव नं.क का सम्बन्धमा छलफल गर्दा आगामी साउन १७ गतेको बार्षिक उत्सबको अवसरमा विविध साहित्यिक कार्यक्रम गरी मनाउने निर्णय गरियो । जसको लागि निम्नानुसारको जिम्मेवारी समेत बाँडफाँट गरियो ।
कार्यक्रम सञ्चालन : ………………………………………………..
स्वागत : ……………………………………………….. ………………………………………………..
ख) ……………………………………………….. ………………………………………………..
ग) आजको बैठकमा छलफल गरी निर्णय गर्नुपर्ने कुनै प्रस्तावहरु बाँकी नरहँदा बैठकमा उपस्थित सबैलाई अध्यक्षबाट धन्यवाद दिई अर्को बैठक यही मिति …………..गते ….. । स्थानमा बस्ने गरी अध्यक्षको निर्देशनअनुसार आजको बैठक विसर्जन गरियो ।
निर्णयमा हस्ताक्षर ………………………………………………..
२) निर्णयलेखनको नमुना
२ बैठक सङ्ख्या : पाँच
यस ………………………………………………..को कार्यसमितिको बैठक समितिका अध्यक्ष श्री ……………………………… को अध्यक्षतामा निम्न मिति, समय र स्थानमा बसियो ।
स्थान : एन सन्चार मिडिया प्रा.लि.को कार्यालय
मिति : वि.सं. २०७६ आषाढ २७ गते आइतबार
समय : दिउसो ३ : ०० बजे
उपस्थिति
नाम पद हस्ताक्षर
१. श्री ……………………………………………….. अध्यक्ष
२. श्री ……………………………………………….. उपाध्यक्ष
३. श्री ……………………………………………….. सचिव
४. श्री ……………………………………………….. सह–सचिव
५. श्री ……………………………………………….. कोषाध्यक्ष
६. श्री ……………………………………………….. सदस्य
७. श्री ……………………………………………….. सदस्य
८. श्री ……………………………………………….. सदस्य
९. श्री ……………………………………………….. सदस्य
१०. श्री ……………………………………………….. सदस्य
११. श्री ……………………………………………….. सदस्य
१२. श्री ……………………………………………….. आमन्त्रित
१३. श्री ……………………………………………….. आमन्त्रित
छलफलका विषयहरु
क) उद्घोषण कलाको सदुपयोग सम्बन्धमा
ख) ………………………………………………..
ग) विविध
निर्णयहरु
क) प्रस्ताव नं. क का सम्बन्धमा छलफल गर्दा आगामी साउन १७ गतेको बार्षिक उत्सब को अवसरमा विविध साहित्यिक कार्यक्रम गरी बार्षिक उत्सब मनाउने निर्णय गरियो । जसको लागि निम्नानुसारको जिम्मेवारी समेत बाँडफाँट गरियो
कार्यक्रम सञ्चालन : ……………………….
स्वागत : ……………………….
ख) ……………………….
ग) आजको बैठकमा छलफल गरी निर्णय गर्नुपर्ने कुनै प्रस्तावहरु बाँकी नरहँदा बैठकमा उपस्थित सबैलाई अध्यक्षबाट धन्यवाद दिई अर्को बैठक यही मिति ………. गते …। स्थानमा बस्ने गरी अध्यक्षको निर्देशनअनुसार आजको बैठक विसर्जन गरियो ।
निर्णयमा हस्ताक्षर ……………………….
ख) निर्णयलेखनको नमुना
(घ) आधुनिक शैली बैठक सङ्ख्या : पाँच मिति वि.सं. २०७६ २ गते आइतबार दिउसो ३ बजे
बैठक : नगर गतिविधी ,
कावासाेती नपा नगर प्रमुख : चन्द्रा पुन
स्थान : एन सन्चार मिडिया प्रा लि को संस्थाको रजिष्टर्ड कार्यालय कावासाेती
उपस्थिति : – नाम पद हस्ताक्षर
१. ………….. अध्यक्ष
२. ………….. उपाध्यक्ष
३. ……………….. सचिव
४. ……………….. कोषाध्यक्ष
५. ………………………………………………..
६. ………………………………………………..
७. ………………………………………………..
अनुपस्थिति १. ……………. (जानकारी) २. …………………. ३. ………………………………………………..
प्रस्ताव नं १ः अघिल्लो बैठकपछि भएका उपलब्धिको समीक्षा छलफल : मिति २०७६ साउन बार्षिक उत्सबमा भएको साहित्यिक कार्यक्रम प्रभावकारी भएको निर्णय : बार्षिक उत्सबको दिनमा सांस्कृतिक कार्यक्रम गर्ने जसमा निम्नानुसारको जिम्मेवारी सुम्पियो
कार्यक्रम सञ्चालन : ……………………………………………….. ………………………………………………..
प्रस्ताव नं. २ आउने शनिबारको सदुपयोग गर्ने छलफल : ………………………………………………..
निर्णय : ……………………………………………….. ………………………………………………..
आगामी बैठकको मिति : २०७६ भदौ १७ गते माइन्युट
प्रमाणित गर्ने : नाम सही पद माइन्यूट लेख्ने : नाम सही पद
